Grundlagen & Voraussetzungen für das Home-Office

Sich die Arbeit frei einteilen, keine langen Fahrwege in Kauf nehmen und konzentriert im eigenen Heim arbeiten – immer mehr Arbeitnehmer sehnen sich nach dieser Freiheit im Berufsleben. Das Arbeitsmodell Home-Office wird heutzutage von vielen Arbeitgebern angeboten, damit der Beruf mit Familie, Freizeit und Haushalt unter einen Hut gebracht werden kann. Doch welche Anforderungen und Vorrausetzungen gibt es für das Home-Office? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Regelungen es für die Heimarbeit gibt und ob Sie überhaupt einen Anspruch auf diese haben.

Was ist das Home-Office?

Home-Office ist in Deutschland auch unter den Begriffen Teleheimarbeit oder e-Work bekannt. Unabhängig von dem gewählten Begriff handelt es sich dabei per Definition um Arbeit, die von zu Hause aus erledigt wird – dafür wird meist in der eigenen Wohnung oder im Haus ein separater Arbeitsplatz eingerichtet. Anfallende Aufgaben und Ziele des Mitarbeiters werden mit E-Mail-Verkehr und Telefonaten mit dem Arbeitgeber abgesprochen. Zudem gibt es Softwareanwendungen für die Zusammenarbeit, womit nicht nur unterschiedliche Teams besser kommunizieren und planen können, sondern auch Außenmitarbeiter im Home-Office näher mit dem Unternehmen in Verbindung stehen. Aufgrund dieser modernen Entwicklungen wird es in der heutigen Zeit immer weniger wichtig, an welchem Ort die Arbeit erledigt wird.

Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten des Home-Offices unterschieden: Bei dem heimbasierten Ansatz wird die Arbeit ausschließlich von zu Hause aus realisiert. Bei der alternierenden Telearbeit wird sowohl von zu Hause als auch beim Arbeitgeber im Unternehmen gearbeitet. Entsprechende Arbeitstage und -zeiten werden in beiden Fällen dabei im Vorfeld abgesprochen. Daneben gibt es noch das weniger verbreitete Nachbarschaftsbüro. Angestellte verschiedener Arbeitgeber sitzen zusammen in einem Büro – so kann der Arbeitgeber Kosten sparen, da sich die Mitarbeiter die Büroeinrichtung und Arbeitsgeräte teilen.

Kein Rechtsanspruch fürs Home-Office in Deutschland

Wer von seinem Chef fordert, von zu Hause aus zu arbeiten, muss dabei keine Zusage erhalten. In Deutschland gibt es nämlich keinen gesetzlichen Rechtsanspruch auf Home-Office. Dennoch werden Regelungen für die Heimarbeit meist in einer Zusatzvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgehalten. In den Niederlanden sieht die Situation anders aus: Seit Juli 2015 haben Arbeitnehmer dort einen Rechtsanspruch.

Übrigens: Wenn ein separates häusliches Arbeitszimmer besteht, in dem sich der berufliche Mittelpunkt abspielt, so kann dieses von der Steuer abgesetzt werden.

Voraussetzungen für das Home-Office

Beim Konzept des Home-Offices gibt es viele Vor- und Nachteile – sowohl für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Für ein Gelingen kommt es daher vor allem auf die genaue Absprache unter diesen an, damit beide Seiten von den Vorzügen profitieren können.

Wer Home-Office machen will, der sollte zunächst prüfen, ob das im Unternehmen generell möglich ist. Erfahrungsgemäß ist das in Betrieben mit einer geringen Mitarbeiterzahl häufig nicht der Fall. Auch bestimmte Berufsgruppen sind vom Home-Office ausgeschlossen. Für Menschen, die vorwiegend im Büro an einem festen Platz vor dem Bildschirm arbeiten oder einen weiten Weg zur Arbeit haben, stehen die Chancen gut auf eine mögliche Erledigung der Aufgaben von zu Hause aus. Überwiegend sind das IT-Entwickler, Vertriebler, Dienstleister und Angestellte aus dem kreativen Bereich.

Erreichbarkeit und Ergonomie gewährleisten

Damit Sie im Home-Office von den Unternehmensprojekten nicht isoliert sind, ist die Erreichbarkeit für Chefs und Kollegen das A und O. Wie bereits erwähnt kann diese mit dem Internet, Telefonaten, E-Mail-Korrespondenz oder spezieller Unternehmenssoftware gewährleistet werden. In der Praxis ist es ratsam, bestimmte Kernarbeitszeiten abzusprechen, an denen Sie verfügbar und am Arbeitsplatz sein müssen.

Wer den ganzen Tag zu Hause arbeitet, der benötigt einen geeigneten Ort dafür. Nicht jede Wohnung bietet sich für das Home-Office gleichermaßen an – so kann in einer hektischen Wohngemeinschaft ohne räumliche Abgrenzung nur schwer konzentriert gearbeitet werden. Ein separates Arbeitszimmer, in dem Sie ungestört ihre Aufgaben erledigen können, ist daher eine wichtige Vorrausetzung.

Bei der Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes sollte zudem Wert auf Ergonomie gelegt werden. Um Rückenschmerzen und Nackenstarre vorzubeugen, helfen höhenverstellbare Schreibtische und Stühle. Der Tisch sollte nicht direkt vor dem Fenster stehen sondern parallel dazu, damit das Sonnenlicht nicht blendet. Eine angenehmen Raumtemperatur und ausreichend Frischluft fördern die Konzentration und Produktivität.

Anpassung des Arbeitsvertrags – die Zusatzvereinbarung

Wer langfristig von zu Hause aus arbeiten möchte, der sollte eine Zusatzvereinbarung mit dem Arbeitgeber treffen. In diesem Zusatz zum regulären Arbeitsvertrag wird geregelt, wie das heimische Büro aussehen muss und wie die Arbeitszeit aufgezeichnet wird. Gestellte Arbeitsmittel werden aufgeführt – meist ist eine Klausel enthalten, die die betrieblichen Arbeitsgeräte nicht für den privaten Gebrauch erlaubt.

Zudem ist eine Datenschutzklausel essentiell, um die Daten der Kunden und des Betriebs ausreichend zu schützen. Die Betriebsvereinbarung zum Home-Office kann jederzeit vom Arbeitgeber mit einer Ankündigungfrist widerrufen werden – dies kommt beim Nichterfüllen der Aufgaben in Betracht oder wenn Arbeitsschutzbestimmungen nicht ausreichend erfüllt werden.

Home-Office: Versicherung und Steuer

Unter bestimmten Vorrausetzungen kann das Home-Office von der Steuer abgesetzt werden. Dies ist der Fall, falls das Arbeitszimmer ausschließlich zur Erzielung von Einkünften genutzt wird. Eine Couch oder ein Fernseher machen das häusliche Arbeitszimmer zu privatem Wohnumfeld – Arbeitsecken und Durchgangszimmer sind daher nicht steuerlich absetzbar. Ausgaben für Schreibtisch, Stuhl, Arbeitsmaterialien sowie Renovierungen können steuerlich abgesetzt werden. Miete, Heiz- und Stromkosten können anteilig bei der Steuererklärung berücksichtigt werden.

Grundsätzlich stehen Arbeitnehmer unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Auch Mitarbeiter in Heimarbeit sind gesetzlich unfallversichert – bei einem Unfall auf dem Weg ins Bad oder in die Küche greift diese allerdings nicht.

Werden diese Grundlagen und Vorrausetzungen des Home-Offices erfüllt, so kann sicher aus den eigenen vier Wänden gearbeitet werden. Das flexible Arbeitsmodell kann nach einer gründlichen Absprache zwischen Arbeitgeber und -nehmer beiden Parteien viele Vorzüge bieten – beispielsweise mehr Produktivität für das Unternehmen und eine bessere Work-Life-Balance für den Angestellten.

 

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